Penjelasan Mengenai “Apa Itu Manajemen Kinerja”

0

Anda mungkin mengalami manajemen proyek dalam beberapa bentuk dalam hidup Anda – baik di tempat kerja, sekolah, atau dalam kehidupan pribadi Anda. Faktor-faktor unik manajemen proyek adalah bahwa ia memiliki batas waktu yang konkrit dan tujuan tunggal.

Baru-baru ini istilah ‘manajemen kerja’ telah mulai menyebar. Apa yang membuat manajemen pekerjaan berbeda dari manajemen proyek – dan bagaimana Anda dapat memperoleh manfaat dari itu? Manajemen kerja adalah seperangkat produk dan layanan perangkat lunak yang menerapkan struktur alur kerja untuk pergerakan informasi serta interaksi proses bisnis dan proses pekerja manusia yang menghasilkan informasi.

Manajemen kerja mempermudah dan mengubah proses bisnis yang penting dan dengan demikian dapat meningkatkan hasil dan kinerja. Manajemen Kerja mencakup proses dan prosedur terpadu yang membantu jadwal organisasi bekerja lebih efisien, memenuhi kebutuhan konsumen, memanfaatkan aset dan mengevaluasi kinerja. Berikut adalah penjelasan mendalam mengenai manajemen Kerja.

Pengertian Manajemen Kerja

Pengertian Manajemen Kinerja adalah suatu proses manajerial mengenai perencanaan, evaluasi dan penilaian kinerja perangkat organisasi untuk mewujudkan tujuan organisasi. Manajemen kerja sebagai produk perangkat lunak dan layanan yang menerapkan struktur alur kerja untuk pergerakan informasi serta interaksi proses bisnis dan proses pekerja manusia yang menghasilkan informasi.

Manajemen pekerjaan mengubah proses bisnis yang penting dan dengan demikian, dapat meningkatkan hasil dan kinerja. ”Mendobrak definisi ini dapat menjadi sulit karena manajemen pekerjaan berlaku untuk banyak fungsi bisnis yang berbeda. Kinerja pada dasarnya merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

Intinya, manajemen kerja mendefinisikan cara organisasi mengelola dan meningkatkan proses internal mereka untuk memaksimalkan kesuksesan. Fokus penilaian kinerja adalah untuk mengetahui seberapa produktif seorang karyawan dan apakah ia bisa berkinerja sama atau lebih efektif di masa yang akan datang.

Memeriksa kerangka kerja manajemen berarti memeriksa seluruh rentang operasi bisnis, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan proses saat ini dan memperbaikinya. Secara keseluruhanmanajemen kerja menyentuh semua proses di balik layar yang memengaruhi garis dasar organisasi.

Manajemen pekerjaan berkenaan dengan mengelola alur kerja dan beban kerja individu dan tim – baik dalam lingkup proyek atau terkait dengan operasi organisasi. Ini dapat dikaitkan dengan penerapan beberapa prinsip inti manajemen proyek di luar lingkup manajemen proyek.

Proyek berkisar kerja tim dan kolaborasi, sementara manajemen kerja dikelola pada tingkat individu. Beberapa orang mengelola pertanyaan dari kotak masuk email mereka, yang lain menuliskan daftar tugas mereka sendiri. Meskipun bidang manajemen proyek kaya dalam metodologi dan perangkat lunak khusus, ada sedikit informasi atau pengetahuan tentang manajemen kerja, atau lebih tepatnya, manajemen kerja tim.

Metode dan proses sering digunakan dalam manajemen kerja, tetapi kolaborasi dihilangkan. Inilah sebabnya mengapa tim harus memberdayakan diri mereka dengan alat-alat yang berbagi beberapa kualitas terbaik yang ditemukan dalam perangkat lunak manajemen proyek.

Struktur alur kerja

Dalam manajemen kerja, para profesional peduli dengan bagaimana pertanyaan: Bagaimana anda dapat meningkatkan keberhasilan produk / proyek? Bagaimana kami dapat meningkatkan proses kami untuk lebih mendukung tujuan bisnis anda?

Seringkali, menggunakan strategi manajemen kerja menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan membantu perusahaan merampingkan proses, menghilangkan redundansi dan mengurangi pemborosan. Untuk melakukannya, organisasi harus mengembangkan alur kerja yang lebih efisien (yang menentukan urutan kerja, yaitu urutan tugas).

Adapun struktur alur kerja tersebut adalah sebagi berikut:

1. Identifikasi

Proses yang mendefinisikan bagaimana, kapan dan dalam cara apa pekerjaan diidentifikasi dan diatur dalam sistem pelacakan.

  • Elemen
  • Identifikasi proaktif dan dini
  • Informasi yang lengkap dan akurat
  • Monitoring peralatan yang tepat

2. Rencanakan

Proses yang menentukan pekerjaan apa yang perlu dilakukan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, kerajinan apa yang terlibat, alat dan bahan apa yang diperlukan dan bagaimana hal itu tercapai.

  • Elemen
  • Pengemasan pekerjaan / pelingkupan lapangan
  • Bagian dan sumber material
  • Kolaborasi lintas fungsional

3. Jadwal

Proses yang menentukan kapan pekerjaan akan selesai dan siapa yang akan melakukannya.

  • Elemen
  • Jadwal harian / mingguan
  • Logistik, kitting dan pementasan
  • Kolaborasi lintas fungsional

4. Lengkap

Proses yang menstandardisasi langkah-langkah yang diikuti dalam setiap pekerjaan untuk menyelesaikan pekerjaan yang dijadwalkan.

  • Elemen
  • Sangat produktif
  • Pengawas tindak lanjut
  • Kolaborasi lintas fungsional

5. Dokumen

Proses yang mendefinisikan bagaimana pengetahuan ditangkap dan dikomunikasikan.

  • Elemen
  • Cepat, akurat, dan terorganisir
  • Mudah diakses
  • Menghasilkan metrik kinerja

6. Analisis

Proses yang mendefinisikan bagaimana para pemimpin bekerja sama untuk terus meningkatkan keamanan, keandalan, dan profitabilitas.

  • Elemen
  • Kolaborasi lintas fungsional
  • Ubah otoritas
  • Kemampuan pemecahan masalah

Fitur Manajemen Kerja

Sebagai proses di seluruh perusahaan, Manajemen Pekerjaan menstandardisasi titik masuk dari semua ‘pekerjaan’ yang dilakukan di dalam organisasi. Apakah pekerjaan itu dikapitalisasi atau tidak, itu akan memiliki asal yang sama, nomor umum yang digunakan untuk melacak dan dapat dilacak di seluruh Layanan Orde dan Sistem Akuntansi Biaya.

Hal ini memungkinkan layanan pelanggan yang lebih baik, perkiraan untuk perbandingan yang sebenarnya dan pembandingan tanda yang lebih akurat. Kita dapat lebih siap mencapai biaya kerja yang sebenarnya diselesaikan ketika ada kesamaan melalui semua sistem.

Kontak pelanggan dapat dilacak dengan kode alasan yang ditetapkan dalam Sistem Pelacakan Kontak dan menyediakan kuesioner dan alur kerja yang disesuaikan untuk setiap alasan kontak. Kontak dapat direkam di awal atau akhir kontak, atau otomatis sebagai bagian dari aliran layar standar saat memperbarui layar apa pun.

Penyesuaian sederhana seperti memasukkan formulir referensi untuk membuat jenis pesanan layanan dan alasan pelacakan kontak, dengan alur kerja tugas khusus yang dibuat untuk masing-masing. Task Workflow dapat dikustomisasi untuk aliran entri layar, hasil cetakan tercetak yang disesuaikan dan tugas sumber daya.

Desain berbasis tugas menjamin bahwa pekerjaan tidak akan jatuh melalui celah dengan menggunakan daftar langkah atau tugas yang disesuaikan, untuk setiap jenis urutan layanan atau alasan pelacakan kontak yang ditetapkan. Pengaturan durasi tugas menetapkan waktu respons normal untuk setiap tugas dan merangkum durasi tugas untuk memberikan tanggal target keseluruhan untuk pesanan layanan.

Selain dua metode pembuatan tugas ini, tugas ‘Ad Hoc’ dapat ditambahkan tidak terkait dengan pelanggan, pesanan layanan, atau alasan pelacakan kontak. Antrean Kerja menyediakan alat pemfilteran tugas daring yang memungkinkan tugas dilihat, dijadwal, ditetapkan dan diselesaikan oleh banyak opsi. Antrean Kerja juga menyediakan daftar ‘To Do’ yang dipersonalisasi untuk setiap karyawan untuk formulir kerja.

Salah satu fitur terpenting adalah kemampuan untuk membentuk Kelompok Manajemen Kerja. Kelompok Manajemen Pekerjaan digunakan untuk menentukan kelompok sumber daya bersama dengan tugas yang umumnya mereka lakukan. Pembuatan pengelompokan ini memungkinkan untuk menyederhanakan tugas orang dan peralatan yang sesuai dengan pekerjaan yang perlu mereka lakukan.

Pelaporan oleh kelompok-kelompok ini memberikan kemampuan menandai yang lebih besar, serta konsistensi dalam akuntansi untuk pekerjaan yang dilakukan. Tugas ditugaskan secara default untuk Kelompok Kerja tertentu, tetapi sebagai tambahan, dapat ditugaskan untuk karyawan, kendaraan dan kru secara individu melalui Antrean Kerja.

Siklus Manajemen Kinerja

Efektivitas manajemen karyawan adalah salah satu faktor yang paling penting dalam mencapai kesuksesan perusahaan dan keunggulan kompetitifnya. Oleh karena itu, manajemen kinerja adalah proses perencanaan yang berkelanjutan, memantau dan meninjau sasaran kerja karyawan dan keseluruhan kontribusi mereka terhadap perusahaan.

Siklus manajemen kinerja mencakup tiga tahap utama:

  • Perencanaan Manajemen Kinerja

Tahap perencanaan siklus manajemen kinerja melibatkan karyawan dan manajer. Pada tahap ini, manajer dan karyawan menyetujui apa yang harus dicapai karyawan, dengan standar apa (misalnya, tujuan penjualan) dan mengidentifikasi bagaimana hasil akan diukur.

Mereka juga bernegosiasi tentang kompetensi (seperti pengetahuan produk dan fokus pelanggan) yang diperlukan untuk mencapai kinerja perusahaan secara efektif dan menentukan pengembangan dan mempelajari kebutuhan karyawan untuk menghilangkan kesenjangan dalam kompetensinya.

Jadi, tahap pertama siklus manajemen kinerja didedikasikan untuk mengidentifikasi deskripsi pekerjaan dan rencana kerja karyawan serta tujuan dan sasaran perusahaan, dan rencana strategis.

  • Pemantauan Manajemen Kinerja

Kinerja dan kemajuan karyawan harus terus dipantau. “Pemantauan berkelanjutan” tidak berarti mengawasi setiap aspek tentang bagaimana karyawan memenuhi tugas dan kegiatan yang ditugaskan. Manajer harus memfokuskan perhatian mereka pada hasil yang dicapai, dinamika individu dan tim yang mempengaruhi lingkungan kerja.

Jadi, pada tahap kedua dari siklus manajemen kinerja, karyawan dan manajer melacak perkembangan dan kinerja karyawan. Jika perlu, rencana kinerja karyawan dikoreksi untuk memenuhi perubahan keadaan.

  • Manajemen Kinerja Meninjau dan Mengevaluasi

Pada tahap terakhir dari siklus manajemen kinerja, prestasi dan standar karyawan yang telah disepakati pada tahap pertama dianalisis oleh manajer dan karyawan. Mereka juga mempertimbangkan apa yang baru dipelajari oleh karyawan dan bagaimana ilmunya dapat digunakan secara efektif dalam posisi karyawan saat ini dan dalam pekerjaan perusahaan di masa depan.

Mereka mulai memahami seberapa baik kinerja karyawan selama periode terakhir dan apa yang perlu dipertimbangkan untuk mencapai standar dan tujuan kerja di masa mendatang. Manajer melakukan evaluasi kinerja karyawan, terutama jika keputusan tentang pekerjaan karyawan, kompensasi, atau penghargaan harus dilakukan.

Menggunakan solusi perangkat lunak manajemen kinerja membantu meningkatkan bisnis dan hasilnya.

Manfaat Sistem Manajemen Pekerjaan

Manfaat paling penting dari perangkat lunak manajemen kerja adalah dapat meningkatkan kinerja bisnis Anda secara keseluruhan. Dengan menggunakan alat yang mempermudah melacak, mengelola dan mengatur kerja, Anda tidak hanya akan menemukan ketidakefisienan dalam operasi dan sistem alur kerja Anda saat ini, tetapi juga mengurangi waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk melacak dan memperbarui kemajuan secara manual.

Pada akhirnya, menggunakan sistem manajemen kerja yang kuat akan mengarah pada produksi yang lebih andal, lebih cepat, dan proses internal yang lebih efisien.

Apa pun jenis sistem manajemen pekerjaan yang Anda pilih, Anda akan memperoleh manfaat ini:

Manajemen Tugas Kolaboratif: Anggota tim dapat menggunakan sistem manajemen kerja untuk bersatu untuk menyelesaikan pekerjaan. Banyak sistem memungkinkan Anda menetapkan tugas, memperbarui kemajuan, membuat daftar dan berkolaborasi dalam waktu nyata.

Komunikasi Terpusat: Banyak program juga menawarkan kemampuan, seperti komentar, catatan, dan fitur obrolan yang memungkinkan pekerja untuk “berbicara” dalam platform. Daripada membuat catatan dari beberapa pertemuan tatap muka, rantai email dan panggilan telepon, sistem manajemen kerja menyimpan semua komunikasi yang relevan sebagai referensi mudah. Fungsi ini mendukung kolaborasi di antara anggota tim serta antar tim dan departemen.

Fleksibilitas: Karena menggunakan sistem manajemen kerja yang komprehensif membuatnya lebih mudah untuk melihat dan melacak pekerjaan, Anda akan mendapatkan fleksibilitas dalam waktu proses Anda (s). Identifikasi kemacetan atau penghalang jalan dan temukan waktu ekstra dalam jadwal operasi Anda saat ini. Seringkali, tim yang menggunakan solusi perangkat lunak manajemen kerja menggunakan metodologi tangkas untuk meningkatkan efisiensi.

Menggunakan sistem manajemen kerja juga memiliki manfaat personel langsung. Dengan mendapatkan visibilitas ke dalam proses Anda, Anda dapat mengoptimalkan alokasi sumber daya, sehingga orang memiliki beban kerja yang sesuai dan adil. Selain itu, sistem manajemen kerja dapat membebaskan waktu manajer dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk melacak dan mengelola proses secara manual.

Hal ini memungkinkan manajer untuk menghabiskan lebih banyak waktu berharga mereka membuat keputusan strategi penting, yang berarti waktu karyawan juga akan lebih baik diarahkan dan oleh karena itu, lebih baik dihabiskan. Pada akhirnya, semua manfaat berorientasi pekerja ini dapat mengarah pada tenaga kerja yang lebih bahagia, lebih mandiri dan efisien, yang penting bagi reputasi perusahaan, semangat kerja dan retensi karyawan.

Ingat, memelihara sistem manajemen kerja tidak berarti Anda harus membuang proses bisnis Anda saat ini. Sebaliknya, Anda dapat menggunakan prinsip-prinsip manajemen kerja untuk berintegrasi dengan alur kerja yang ada dan memperbaiki sistem yang sudah Anda gunakan.

Sistem manajemen kerja, menambah kekuatan untuk operasi Anda dengan membantu mengatur, mengelola dan melacak pekerjaan Anda dan dengan memungkinkan komunikasi yang lebih cepat dan lebih mudah di antara anggota tim.

Memilih Solusi Perangkat Lunak untuk Manajemen Kerja

Secara umum, solusi perangkat lunak menawarkan tiga keuntungan besar dibandingkan sistem manajemen kerja manual:

  1. Otomatisasi: Hemat waktu dengan sinkronisasi data, pembaruan dan lansiran otomatis.
  2. Berbasis Cloud: Dapatkan akses kapan saja, di mana saja dari perangkat apa pun. Beberapa anggota tim juga dapat mengakses sistem berbasis cloud secara bersamaan.
  3. Pembaruan Real-Time: Mempertahankan kontrol versi dengan satu pusat informasi pusat yang memperbarui perangkat secara real time.

Jika, berdasarkan pandangan sebelumnya pada proses Anda saat ini, Anda dapat memutuskan bahwa solusi perangkat lunak adalah pilihan terbaik untuk organisasi Anda, Anda perlu terlibat dalam proses pengambilan keputusan yang panjang ketika memilih produk tertentu. Lihatlah fungsi spesifik yang ditawarkan setiap program dan pilih program yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Beberapa fungsi yang perlu dipertimbangkan termasuk yang berikut:

  • Tugas tugas
  • Perangkat lunak penjadwalan
  • Versi seluler
  • Dasbor / pelaporan
  • Geolokasi
  • Gantt chart (dan dependensi)
  • Berbagi dokumen
  • Integrasi (dengan program perangkat lunak lainnya

 

Cara Memilih Sistem Manajemen Kinerja

Meskipun ada banyak sistem manajemen kerja dengan fungsionalitas canggih, determinan terbesar kesuksesan adalah kesesuaian perusahaan. Sebelum Anda mulai mencari solusi, Anda harus terlebih dahulu memeriksa proses alur kerja Anda saat ini. Untuk meningkatkannya dan mengadopsi sistem baru yang akan membantu menyelesaikan dan mengelolanya, Anda harus sepenuhnya mendapat informasi tentang keadaan urusan bisnis saat ini.

Untuk memulai penyelidikan ini, ajukan pertanyaan seperti ini:

  1. Apa yang berfungsi dalam proses kerja saat ini? Apa yang tidak berfungsi?
  2. Proses mana yang perlu Anda ubah sepenuhnya, mana yang perlu Anda sesuaikan, dan mana yang ingin Anda pertahankan?
  3. Bidang perbaikan apa yang paling penting untuk bisnis Anda (kesuksesan produk di pasar, kecepatan produksi dan efisiensi, komunikasi antar departemen, dll.)?
  4. Apa batasan saat ini pada kesuksesan Anda? Di mana dalam proses Anda dapatkah Anda mengatasi keterbatasan ini dan meningkatkannya?

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan menentukan area dimana Anda perlu peningkatan, pikirkan tentang apa yang Anda inginkan untuk diberikan oleh sistem manajemen kerja. Sekali lagi, ingatlah kebutuhan spesifik Anda – program perangkat lunak yang mewah mungkin tidak selalu menjadi pilihan terbaik untuk setiap organisasi.

Oleh karena itu, pertimbangkan hal berikut saat Anda mencari solusi:

Ukuran Perusahaan / Usia lanjut: Berapa banyak orang, tim dan departemen yang harus disediakan oleh sistem? Seberapa konkrit proses Anda saat ini dan seberapa terbuka staf Anda untuk mengadaptasikannya? Merencanakan volume pekerjaan yang akan menggilir sistem Anda akan memberi Anda informasi penting apakah Anda dapat mengatasinya secara manual atau perlu memilih solusi perangkat lunak.

Jenis Sistem yang Saat Ini Digunakan: Apakah Anda memperbarui proses dan kemajuan secara manual, atau apakah Anda sudah memiliki perangkat lunak? Seberapa sulitnya mengadopsi sistem baru? Pertimbangkan integrasi perangkat lunak yang sebenarnya serta kemudahan penggunaan bagi karyawan.

Sejarah dengan Proses Terkini: Pertimbangkan kinerja sistem dan kepuasan karyawan dengannya. Identifikasi kekuatan dan kelemahan sistem Anda saat ini (s), sehingga Anda dapat meniru atau memperbaikinya saat Anda memperbarui.

Prinsip-prinsip panduan ini akan membantu Anda menentukan jenis sistem apa yang akan memberikan manfaat terbesar bagi organisasi Anda. Di bagian selanjutnya, kami akan membahas beberapa kriteria tambahan untuk dipertimbangkan jika Anda memilih untuk mengejar solusi perangkat lunak.

Itulah penjelasan mengenai ulasan tersebut. Di atas telah di jelaskan bahwa Manajemen Kinerja itu merupakan proses berkelanjutan dari penetepan tujuan, penilaian terhadap kemajuan dan memberikan bimbingan serta umpan balik untuk memastikan bahwa setiap karyawannya memenuhi tujuan dan sasaran karir mereka. Dimana penerapan manajemen kinerja akan menyediakan kerangka kerja bagi pegawai baik tingkat manajerial maupun staf untuk bekerjasama.

Share.

About Author